Zo doorbreek je de vergadercultuur in jouw bedrijf

Het is de schrik van menig werknemer: werkdagen die zijn gevuld met een eindeloze rij vergaderingen, waarvan er veel nauwelijks tot concrete acties leiden. Een werkomgeving waarin medewerkers van vergadering naar vergadering moeten rennen, is er meestal een waarin de werkvreugd laag is en het ziekteverzuim hoog.  Zo doorbreek je de vergadercultuur in jouw bedrijf en zorg je voor meer effectiviteit. 

Vergadercultuur veranderen: waarom is dat nuttig?

Bedrijven waar eindeloos wordt vergaderd zijn vaak bedrijven waar de structuur voor beslissingsbevoegdheid volgens het 'information-up' model is ingericht. In zo’n model wordt informatie omhoog geduwd naar hogere lagen in de organisatie, helemaal van ‘onderaf’ tot aan de opperbaas. Elke laag moet steeds wachten op een beslissing van een hogere laag. Daarom moet iedereen in de organisatie continu vergaderingen organiseren om informatie omhoog te duwen naar de volgende laag, die dan ook weer een meeting moet organiseren met een volgende laag enzovoorts enzoverder. Je zult begrijpen dat zo’n structuur een verlammende uitwerking heeft op de slagkracht binnen een organisatie. Zo'n vergadercultuur moet je dan ook zo snel mogelijk doorbreken. 

Meer vergaderen: meer ziekteverzuim

Ook voor medewerkers is back-to-back vergaderen weinig stimulerend. Al was het maar omdat vergaderen vaak gepaard gaat met veel zitten in vaak zuurstofarme ruimtes of achter beeldschermen in Zoom-sessies. Dit leidt tot veel productiviteitsverlies, in de vorm van concentratieverlies, hoofdpijn en ziekteverzuim. Maar eindeloos vergaderen leidt vaak ook tot minder werkvreugd en betrokkendheid. 

Vergadercultuur veranderen? Kies voor 'information-down' model

Wat je dus nodig hebt, is het tegenovergestelde model, waarin bevoegdheden als het ware van bovenaf naar lagen eronder worden geduwd. In dit information-down model krijgen werknemers meer ruimte om zelf beslissingen te nemen, binnen de kaders die van bovenaf worden gesteld. Dit leidt tot minder vergaderingen en meer productiviteit. Mensen voelen zich intrinsiek betrokken bij projecten, omdat ze zelf beslissingen mogen nemen en het vertrouwen krijgen dat ze dit op de beste manier zullen doen.

Vergadercultuur veranderen door efficiënter vergaderen

Om binnen een bedrijf minder meetings te hebben en dus een grotere productiviteit, heb je een groter mandaat bij je medewerkers nodig. Agile projectmanagementsystemen, zoals scrum, voorzien in zo'n manier van werken. Bij agile systemen staat het uitvoerende team centraal, dat is samengesteld uit mensen met elk hun specifieke kennis en capaciteiten. Dit team mag in het realiseren van het project autonoom opereren. Het resultaat: meer slagkracht en daadkracht.

Efficiënt vergaderen: zo doe je dat

Dit neemt niet weg dat er zo nu en dan natuurlijk heus nog wel eens moet worden vergaderd. Bij die vergaderingen is het zaak op deze vier factoren te letten: focus, uitkomst, mensen, tijd en het natraject. Deze factoren werken we hier nader uit:

1. Houd de juiste focus in de vergadering

Veel vergaderingen monden uit in oeverloos gewouwel. Dat komt in de eerste plaats doordat ze vaak helemaal geen duidelijk geformuleerd doel hebben. Het doel – een te nemen beslissing – moet daarom van tevoren duidelijk worden geformuleerd. De vergadering moet erop zijn gericht een duidelijke uitkomst te verkrijgen. Alles wat daarvan afleidt, zou niet aan de orde moeten komen tijdens de vergadering. Door een duidelijke focus verspil je minder tijd. 

2. Richt je op de te nemen eindbeslissing

Focus houden betekent ook dat iedereen die moet meebeslissen daadwerkelijk bij de meeting aanwezig is. Het doel is immers niet een tussenbeslissing nemen, maar een eindbeslissing. Dus als iemand die moet meebeslissen niet kan komen, kan er ook geen vergadering zijn. Zo voorkom je dat je drie meetings over hetzelfde onderwerp houdt, met allerlei tussenbeslissingen en heroverwegingen. 

3. Zorg dat alleen beslissingsbevoegden aanwezig zijn

Zoals hierboven al aangestipt, moeten de juiste mensen bij de vergadering aanwezig zijn. Dat betekent tegelijk dat mensen die niet over de beslissing gaan, ook niet bij de meeting aanwezig hoeven te zijn. Enkel mensen met focus op het onderwerp zijn van belang. Mensen die willen aanschuiven omdat ze FOMO (fear of missing out) hebben of omdat het onderwerp ergens in een later stadium effect op hun werk gaat hebben, kunnen wegblijven. Dit zorgt in de vergadering ook weer voor meer focus op wat er werkelijk moet gebeuren. 

4. Bewaak de tijd

Respecteer elkaars tijd, dus begin op tijd en eindig de meeting ook op tijd, of liever zelfs nog wat vroeger. Dat betekent ook dat je altijd een buffer van ongeveer een kwartier tussen twee meetings moet aanhouden. Aansluitende vergaderingen werken niet, omdat dit leidt tot te laat komen.

5. Houd het kort

Hou vergaderingen bovendien kort. Dat zorgt namelijk ook voor meer focus tijdens de meeting. Als je een uur voor een meeting reserveert, heb je het risico dat mensen dat uur ook gaan volpraten omdat die tijd nu eenmaal in hun agenda gereserveerd staat. Maak er liever twintig minuten van. Dat is uitdagend kort en zorgt daarom voor meer efficiëntie, urgentie en focus op het onderwerp. Alleen zo bereik je resultaat. Small talk kan prima op ander moment. 

6. Zorg voor resultaat

De vergadering is ook pas afgelopen als er een duidelijke beslissing is genomen. Dus niet omdat iemand weg moet of omdat mensen het nog niet met elkaar eens konden worden. Dat leidt immers weer tot vervolgmeetings. Er MOET een besluit worden genomen en iedereen in de meeting is daar verantwoordelijk voor. Als het een erg groot besluit is, deel het dan op in meerdere besluiten. Maar voorkom te allen tijde dat je meeting op meeting op meeting over hetzelfde onderwerp gaat houden. Het gaat bij elke vergadering om het behalen van resultaat.

7. Stuur notulen rond. Altijd!

Zorg ook altijd voor een gedeelde herinnering, in de vorm van notulen. Dit dient als basis voor de vervolgstappen en voorkomt dat je weer een meeting moet houden over wat er ook alweer was besloten tijdens de vorige meeting. Iedereen heeft zijn eigen versie van wat er wordt besproken tijdens een vergadering, zeker naarmate er meer tijd verstrijkt. Dat kan worden bevochten door na elke meeting heldere notulen met 'calls to action' rond te sturen aan iedereen die bij de meeting aanwezig was.

Vergadercultuur veranderen is blije werknemers

Kortom: de verstokte vergadercultuur veranderen is op alle fronten lonend. Wanneer een organisatie het aantal bedrijfsmeetings weet te beperken tot enkel vergaderingen op beslissingsniveau, betekent dit dat er meer vertrouwen wordt gelegd in de uitvoerende teams en in hun vermogen om het werk dat uit die beslissingen volgt zelfstandig te kunnen uitvoeren. Er is vertrouwen in hun eigen denkvermogen. Geen micro-management meer, maar een mandaat om zelf te beslissen hoe je je werk inricht. Dit leidt per definitie tot meer betrokkenheid onder werknemers en tot meer werkvreugd bovendien.